Politique de confidentialité

Cette politique de confidentialité a été adoptée par le conseil d’administration et est entrée en vigueur le 20 septembre 2023.

Objectif de la politique

Le respect de la vie privée des parties prenantes de l’organisme est fondamental pour Accès Psy. C’est pourquoi nous nous engageons à protéger les informations personnelles de nos usagers, professionnels, employés, bénévoles et membres, à faire preuve de transparence quant aux informations que nous détenons à leur sujet et à respecter les dispositions légales énoncées dans les lois québécoises et canadiennes.

L’objectif de cette politique est de démontrer explicitement comment nous collectons et traitons les renseignements personnels qui entrent en notre possession.

Les données recueillies nous permettent de mieux réaliser notre mission au quotidien. Les renseignements personnels ne seront ni utilisés sans consentement ni à des fins autres que celles pour lesquelles ils ont été recueillis ou conformément aux lois applicables.

Si vous avez des questions concernant cette politique, veuillez contacter le responsable de la protection des renseignements personnels d’Accès Psy dont les coordonnées figurent à la fin de cette politique.

Consentement

Accès Psy s’engage à obtenir le consentement spécifique, éclairé et explicite avant de recueillir, utiliser et conserver des données personnelles. L’organisme gardera une preuve tangible de tous les consentements reçus et s’engage à ne jamais faire la rétention de renseignements qui n’aura pas été préalablement consentie.

Renseignements personnels – Appliqués à tous

Certains renseignements personnels sont recueillis de manière générale.

Données de marketing et de communication

Les données de marketing et de communication comprennent les préférences en matière de réception de communication marketing de notre part et de celle de nos tiers, ainsi que les préférences en matière de communication. Cela inclut également le fait qu’il est possible que nous prenions en note des conversations que nous avons eues en personne et/ou des communications envoyées à Accès Psy. Cela aide l’organisme à gérer sa relation avec ses parties prenantes et à assurer qu’elles ne reçoivent que des communications pertinentes et adaptées à leurs préférences.

Données techniques

Les données techniques comprennent l’adresse de protocole Internet (IP), des données de connexion, le type et la version du navigateur, le réglage du fuseau horaire et l’emplacement, les types et versions de plug-in de navigateur, le système et la plateforme d’exploitation et d’autres technologies sur les appareils utilisés pour accéder au site web ou aux médias sociaux de l’organisme.

Données d’utilisation

Les données d’utilisation comprennent les informations sur la façon dont sont utilisés notre site Web, nos médias sociaux et nos services.

Autres données

Tout autre renseignement personnel que l’organisme n’a pas demandé (tels que les renseignements personnels fournis volontairement dans un courriel ou en partage de commentaires par l’intermédiaire du site Web, des médias sociaux de l’organisme ou dans un formulaire d’inscription à une activité, d’utilisation d’un service ou d’une campagne de don.)

Renseignements personnels – Par type de liens

Les renseignements personnels désignent toute information sur un individu à partir de laquelle cette personne peut être identifiée. Elles ne comprennent pas les données dont l’identité a été supprimée, c’est-à-dire les données anonymes. Nous pouvons recueillir, utiliser, stocker et transférer différents types de renseignements personnels, selon le type de lien entretenu avec notre organisme.

Usagers

Les usagers sont les personnes qui entrent en contact avec l’organisme pour en recevoir un service. Les renseignements personnels recueillis pour la demande et entreposés dans notre base de données sont :

• Données d’identités : Nom, prénom, date de naissance et identification à l’un des groupes suivants : jeune, femme, homme, autochtone, 2SLGBTQ2IA+.
• Données de contact : Adresse électronique, adresse postale et numéro de téléphone.
• Données sociodémographiques : Preuve de revenu. Il pourrait également être demandé de fournir les renseignements suivants : origine ethnique, citoyenneté, langues parlées, informations sur la santé, niveau d’études.
• Données concernant le service de psychothérapie : Motifs de la demande de services (problématique à traiter avec l’aide d’un professionnel et entente de service signée.

Professionnels

Les professionnels sont les psychologues, psychothérapeutes et neuropsychologues qui entrent en contact avec l’organisme afin d’offrir leurs services par l’intermédiaire de l’organisme. Les renseignements personnels recueillis et entreposés dans notre base de données sont :

• Données d’identités : Nom, prénom, date de naissance et NAS.
• Données de contact : Adresse électronique, adresse postale et numéro de téléphone.
• Données professionnelles : Numéro de permis, approche thérapeutique, problématiques traitées et mode de traitement (présentiel, virtuel, hybride).
• Données financières : Spécimen-chèque pour virement bancaire pour remboursement.
• Données concernant le service de psychothérapie : Appartenance ou non à un CIUSSS et entente de service signée.

Bénévoles

Les bénévoles sont les personnes qui entrent en contact avec l’organisme pour donner du temps afin de l’aider à accomplir sa mission, ce qui inclut les administrateurs du Conseil d’administration. Les renseignements personnels recueillis et entreposés dans notre base de données sont :

• Données d’identités : Nom, prénom, date de naissance.
• Données de contact : Adresse électronique, adresse postale et numéro de téléphone.
• Données de bénévolat : Date de début et de fin du bénévolat et entente de confidentialité signée.
• Données financières : Spécimen-chèque pour virement bancaire pour remboursement (seulement si nécessaire).

Membres

Les membres sont les individus, les professionnels ou les organisations qui entrent en contact avec l’organisme afin de suivre sa mission, en y participant concrètement, en participant à ses activités ou en restant informés de ses avancements. Les renseignements personnels recueillis et entreposés dans notre base de données sont :

• Données d’identités : Nom du membre, prénom du membre et/ou Nom de l’organisation.
• Données de contact : Adresse électronique, adresse postale et numéro de téléphone.
• Données financières : détails de la carte de paiement (crédit ou débit) et les détails du don effectué (si le don est effectué par Paypal).

Donateurs (corporatifs et individuels)

Les donateurs sont des entreprises ou des individus qui entrent en contact avec l’organisme afin de contribuer financièrement à sa mission. Les renseignements recueillis et entreposés dans notre base de données sont :

• Données d’identités : Nom de l’entreprise et/ou nom du donateur, prénom du donateur, date de naissance, poste occupé.
• Données de contact : Adresse électronique, adresse postale et numéro de téléphone.
• Données financières : détails de la carte de paiement (crédit ou débit) et les détails du don effectué (si le don est effectué par Paypal).

Employés et demandeurs d’emploi

Les employés et les demandeurs d’emploi sont les individus qui entrent en contact avec l’organisme afin de concrétiser un lien d’emploi. Pour ce type de lien, les renseignements recueillis et entreposés dans notre base de données sont :

• Données d’identités : Nom, prénom, date de naissance et NAS.
• Données de contact : Adresse électronique, adresse postale et numéro de téléphone.
• Données d’emploi: Date de début et de fin d’emploi ainsi que l’entente de confidentialité signée.
• Données financières : Spécimen-chèque pour virement bancaire.

Moyens de cueillette

L’organisme recueille les renseignements personnels de différentes manières.

Renseignements personnels transmis volontairement

Lorsque vous vous inscrivez aux services d’Accès Psy, devenez membre ou bénévole, inscrivez ou participez à une activité ou à un évènement, faites un don ou interagissez avec notre organisme par courriel, par les médias sociaux, par téléphone ou en personne, nous stockons les renseignements personnels que vous nous donnez, comme explicité plus haut.

Technologies ou interactions automatisées

Lorsque vous interagissez avec le site Web ou les médias sociaux d’Accès Psy, l’organisme peut collecter automatiquement des données techniques sur votre équipement, vos actions et schémas de navigation. L’organisme collecte ces données personnelles en utilisant des témoins (cookies) et d’autres technologies similaires. Nous utilisons une plateforme de consentement qui respecte les normes canadiennes en matière de consentement sur notre site Web.

Notre site Web comporte des liens hypertextes vers d’autres sites. Lorsque vous quittez notre site Web en utilisant un de ces liens pour accéder à d’autres sites, vous serez soumis aux politiques de sécurité et de confidentialité de vos renseignements personnels de ces sites.

Informations provenant de tiers

L’organisme reçoit occasionnellement des informations vous concernant de la part de tiers et les serveurs de ces fournisseurs hébergeant des données peuvent être situés hors Québec ou hors Canada :

• Des plateformes de collecte de dons et de gestion des adhésions en ligne telles que Paypal ;
• Des logiciels de marketing par courriel / infolettre ;
• Des fournisseurs d’analyse tels que Google Analytics ;
• Des réseaux publicitaires tels que Facebook et Google AdWords ;
• Des fournisseurs d’informations de recherche tels que Google ;
• Des informations publiquement accessibles vous concernant.

Utilisation des données

Accès Psy recueille des renseignements personnels en ayant recours à des moyens honnêtes et légaux et limite la collection aux renseignements personnels requis aux fins suivantes :

• Fournir le service d’Accès Psy, qui est l’offre de services en psychothérapie à coûts réduits par le jumelage avec un professionnel ou une professionnelle du réseau de l’organisme.
• Compiler des données en lien avec ses services, ses activités et son impact afin d’améliorer les services, pour préparer des demandes de financement, de subvention ou des campagnes de dons, pour effectuer des redditions de comptes, pour présenter dans différents outils de communications ou pour transmettre à différentes études, sondages ou enquêtes.
• Solliciter des dons, du bénévolat, la participation à une activité ou à une assemblée générale.
• Communiquer avec les parties prenantes périodiquement par écrit, de vive voix ou par voie électronique afin de les tenir informées des nouvelles concernant Accès Psy ou de toutes informations susceptibles de les intéresser.
• Traiter les dons et préparer les reçus officiels, en conformité avec les exigences de l’ARC applicables au traitement des dons.
• Reconnaître les contributions dans nos publications ou sur des supports physiques.
• Établir et entretenir la relation avec les parties prenantes, comprendre leurs besoins et adapter l’approche de l’organisme pour mieux les servir.
• Améliorer notre site Web, nos médias sociaux, notre marketing et nos communications en analysant les données récoltées en ligne.
• Réaliser un processus de dotation de postes ou de recrutement de professionnels, bénévoles et membres.
• Se conformer aux exigences réglementaires et légales.

Conservation des données

Nous conservons vos renseignements personnels aussi longtemps que nécessaires pour parvenir aux fins pour lesquelles ils ont été recueillis et pour respecter nos obligations légales.

Pour déterminer la durée de conservation appropriée des données personnelles, nous prenons en compte la quantité, la nature et la sensibilité des données personnelles, le risque de préjudice résultant de l’utilisation ou de la divulgation non autorisée de vos données personnelles, les objectifs pour lesquels nous traitons vos données personnelles et la possibilité d’atteindre ces objectifs par d’autres moyens, ainsi que les exigences légales applicables.

Sécurité de vos renseignements personnels

Nous avons mis en place des mesures de protection appropriées (tant au niveau de nos procédures que de la technologie que nous utilisons) pour que vos renseignements personnels soient aussi sécurisés que possible.

Nous veillerons à ce que tous les tiers auxquels nous faisons appel pour traiter vos renseignements personnels fassent de même et qu’ils ne traitent vos renseignements personnels que sur nos instructions. Les tiers seront également soumis à un devoir de confidentialité. Accès Psy n’échange pas, ne loue pas et ne vend pas de renseignements personnels à des tiers à des fins commerciales.

Le personnel et les bénévoles d’Accès Psy sont autorisés à accéder à ces renseignements personnels uniquement lorsqu’ils en ont besoin et pour les fins auxquelles ils ont été recueillis. Tous les employés et bénévoles doivent signer une charte attestant que le maintien de la confidentialité est une condition préalable pour conserver leur statut d’emploi ou de bénévole au sein de l’organisme. Les employés et les bénévoles sont conscients de l’importance de préserver la confidentialité des renseignements personnels, et un soin particulier est accordé à l’élimination et à la destruction de ceux-ci afin d’empêcher toute partie non autorisée d’y avoir accès.

Incident de confidentialité

Accès Psy s’engage à effectuer les actions suivantes lorsqu’un incident de confidentialité se produit :

• Inscrire l’incident dans le registre des incidents liés aux renseignements personnels pour garder une trace précise de ce qui s'est passé.
• Informer la CAI (Commission d'accès à l'information) en cas d'incident impliquant des renseignements personnels.
• Communiquer l'information sur l'incident aux personnes concernées en respectant un délai jugé raisonnable, en fonction du risque et de la sensibilité des renseignements personnels concernés.
• Revoir et améliorer en continu les mesures de protection mises en place pour que vos renseignements personnels soient aussi sécurisés que possible.

Vos droits légaux

Accès Psy vous offre la possibilité de demander l’accès à vos renseignements personnels, de demander la correction de vos renseignements personnels et de demander l’effacement de vos renseignements personnels (droit à l’oubli). Veuillez noter que nous ne pourrons pas toujours répondre positivement à votre demande d’effacement s’il existe des raisons juridiques spécifiques, qui vous seront fournies à la suite de votre demande. Pour exercer l’un des droits énumérés ci-dessus, veuillez utiliser les coordonnées figurant à la fin de la présente politique.

Accès Psy vous offre la possibilité de limiter ou d'annuler les communications que vous recevez de la part de l’organisme. Pour modifier ou retirer votre consentement, veuillez utiliser les coordonnées figurant à la fin de la présente politique.

Les demandes d’accès aux renseignements personnels sont traitées dans les 30 jours ouvrables suivant la réception de la demande formelle. Les demandes sont sans frais.

Notification des modifications apportées à notre politique de confidentialité

Veuillez consulter régulièrement cette section de notre site Web afin de vous tenir au courant des modifications apportées à notre politique de confidentialité.

De temps à autre, nous pouvons utiliser les renseignements personnels recueillis à des fins émergentes ou supplémentaires et, le cas échéant, nous modifierons la présente politique de confidentialité pour inclure ces fins émergentes ou supplémentaires et obtiendrons votre consentement par votre utilisation continue de nos Services.

Coordonnées et informations complémentaires

Veuillez nous contacter si vous avez des questions sur tout aspect de cette politique de confidentialité, et en particulier si vous souhaitez vous opposer à tout traitement de vos renseignements personnels que nous effectuons pour nos intérêts organisationnels légitimes.

Veuillez également nous contacter si vous avez des questions sur les renseignements personnels que nous détenons à votre sujet, ou pour modifier vos préférences de contact avec nous.

 

Envoyez-nous un courriel :

protection@accespsy.ca

 

Écrivez-nous :

Geneviève Peck

Directrice générale et responsable de la protection des données

 

Accès Psy

302 rue du Parvis

Québec (QC)

G1K 6G9